Como todos sabemos, en las organizaciones se
suelen sostener diferentes tipos de reuniones, pero no siempre las mismas son
efectivas. No siempre se obtienen buenos resultados o se llega a buen puerto
luego de ellas.
Mencionaremos algunas cuestiones, y solo
algunas que deberán tenerse en cuenta para que las mismas prosperen.
CONCEPTO
Las reuniones de trabajo son una herramienta
utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños,
fomentar la participación de los empleados.
Una reunión puede definirse como el “evento en
que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal
como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc.
normalmente de manera formal”.
Se realiza para cumplir una meta de un grupo
de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información,
identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u
organización en el logro de una meta.
Expertos en el tema afirman
que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. ( antes de
comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).
Las reuniones sólo deben
realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que son del
interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que
las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedan
retornar a sus puestos de trabajo.
Si la reunión normalmente se alarga, seguir los
siguientes pasos para corregirlo:
1. Planificar la agenda
cuidadosamente.
2. Asignar que alguien lleve
o controle el tiempo de reunión.
3. Rechazar discutir puntos
fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).
4. Evaluar el proceso de
reunión al final de la misma.
El tiempo de reunión puede
ser acortado si se asigna la obtención de información o la revisión de
documentos previo a que sea realizada.
El objetivo de las reuniones varía dependiendo del
tipo de reunión convocada.
Reuniones para
informar:
Reuniones para informarse:
Reuniones para debate
público:
Reuniones para desarrollo
del personal:
Reuniones para solucionar un
problema:
A mayor cantidad de participantes, aumenta la duración
de las reuniones y se reduce su efectividad.
Mantener el número en
límites razonables: no más de diez en reuniones que demanden alta interacción
como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15
ó 20 en las de formación de personal y desbordar esos límites en las meramente
informativas.
El principio es mantener el
tope al mínimo posible. Las cifras pequeñas potencian la interacción y permiten
llegar con más rapidez a un clima de trabajo en grupo (además son más baratas).
Las cifras grandes (más de 20) obligan a seguir métodos parlamentarios con lo
que la participación se reduce.
ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR:
Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia)
Los que están interesados (líder, cliente, gerente de proyecto, interesados en general)
Los que pueden (dedicar
tiempo para ejecutar, autoridad para implementar)
Siempre debemos tener en
mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser
efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las
demás actividades importantes de la empresa.
Una agenda debe contener: lugar de reunión, qué deberán llevar los
asistentes, se debe leer previo a la misma, los puntos que serán cubiertos,
fecha y hora en que será realizada, lista de participantes y duración de la
misma. Si la agenda no pudo entregarse con anticipación se puede distribuir al
comienzo de la reunión y también se les puede preguntar a los participantes si
desean incluir algún tema adicional.
Objetivos de la reunión - contenidos
- Tema
- Fecha
- Hora de inicio y fin
- Lugar de la reunión
- Participantes
- Quien convoca la reunión
- Puntos de la reunión
- Tiempo aproximado
- Responsable
Establecer reglas para las
reuniones, por ejemplo: horarios, puntualidad, métodos para decidir,
interrupciones permitidas , confidencialidad. Dichas reglas, deben ser
establecidas por todos los participantes.
Esboce la agenda de la
próxima reunión.
Antes de terminar, haga una
recapitulación de los temas tratados (insistir en las conclusiones, tareas
lanzadas, responsables).
Deben quedar claras las
tareas distribuidas a sus responsables.
Evaluar la reunión y
registrar las conclusiones.
Terminar la reunión 5 minutos antes, los participantes
valorarán el gesto.
Si se generan compromisos
durante la reunión, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de
acción en donde se establezca cómo mínimo el responsable y la fecha estimada de
término. Lo ideal en este aspecto sería que cada participante tenga asignado
uno de los puntos para que todos se envuelvan en la dinámica de la reunión. Las
decisiones a que ha llegado el equipo deben ser documentadas.
Tareas post reunión
Pasar en limpio el acta (minuta) de la reunión:
Redactarla lo antes posible
para no perder información.
Ordenarla por unidades
temáticas y no por orden cronológico de la discusión.
Identificar las tareas
lanzadas, con responsable y fecha de finalización.
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