LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA PYME

Todo emprendedor, empresa de familia, debe conocer la importancia que tiene el gestionar adecuadamente los inventarios y manejar el almacenaje de productos, sean materias primas para la producción o productos para la venta.

A continuación daremos algunas definiciones y concejos a modo de receta para que usted pueda tomar debidamente sobre lo sustancial de esta importante función en la empresa o emprendimiento.

  

El objetivo central del departamento de almacenaje, o si se quiere de la función “almacén”, cuando este no exista, es gestionar la demanda de insumos y productos.

Por tal motivo, daremos algunas definiciones que puedan ayudar a los emprendedores a organizar mejor una de las funciones básicas para el éxito comercial. El almacenamiento y la gestión de inventarios.

Para lograrlo, el almacén debe cumplir con algunos requisitos:

Se lo debe situar en lugar adecuado. Debe encontrarse organizado y tener las medidas adecuadas para permitir entre otras cosas:

• Seguridad frente a robos y condiciones climáticas.
• Uso eficiente de su espacio.
• Flexibilidad para poder trabajar con distintos tipos de productos.
• Entregas y colocación correctas.
• Un adecuado acceso a las materias almacenadas.

Dentro del almacén, el inventario debe estar situado en lugares y ordenes conocidos para que pueda entre otras cosas: Ser retirado con rapidez y en cantidades correctas y pueda rotar adecuadamente.

ZONA DE ALMACENAMIENTO

La zona de almacenamiento es aquella donde los productos, artículos, materias primas, van a permanecer un tiempo estacionados y custodiados. Su productividad se establece por la densidad de almacenamiento y por la velocidad de operación. Ambas dependen de la técnica que se utilice y de los equipos disponibles.

Usted se dará cuenta de cuán bien lleva sus inventarios si dispone de:

•           Buena accesibilidad a cada artículo.
•           Buena identificación de lotes / partidas distintas.
•           Velocidad de operación.
•           Trazabilidad de los productos
•  

Las técnicas de almacenamiento dependen de los sistemas de almacenamiento y de los 

e    equipos utilizados. Aquí mencionaremos sin extendernos demasiado en ellos

TECNICAS DE ALMACENAMIENTO	EQUIPOS DE MOVIMIENTO
Bloque	Pallets Truck
Selectivo	Apiladoras
Doble Profundidad Drive in	Fork Lift Reach Truck
Continuo	Turret Truck
Push back	Order Pickers
Móviles - Automáticos	Equipos Push Pull  - Transelevador

Es importante destacar que cada combinaciones de equipos y sistemas, le  otorgarán una densidad de almacenamiento y una velocidad de operación diferente.

PICKING

Es el proceso de recolección de material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades que las extraídas. En general, el proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de empaquetado. Es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que, en muchos casos, es el cuello de botella de la misma.

El picking es la función que en general consume la mayor cantidad de horas hombre dentro de un depósito, la cual se sitúa entre un 45% y hasta un 75%. El consumo, se produce en la preparación propiamente y en las etapas de control. Es la zona que define la productividad de un Centro de Distribución.

DESPACHO: CONSEJOS

• Planifique el despacho de cada vehículo
• Los pedidos deben estar preparados en la zona de staging out.
• Defina el método de carga y asocie a cada uno, un tiempo estándar de proceso.
• Debe asegurarse contar con los recursos de seguridad, disponibles para la salida de los vehículos.
• Disponga en el sector de los equipamientos de movimientos acorde al método.
• Debe medirse el on time de llegada al Centro de Despacho de cada vehículo.
• El control de la carga, se debe realizar antes del momento de la carga.

PALETIZACION: ¿De qué se trata?

Es la técnica utilizada para agrupar cajas en paletas o bases de carga para moverlos posteriormente con carretas, auto-elevadores,  camiones u otros vehículos.

Métodos de recuento de inventario: Definamos dos.

Sistema de Recuento cíclico: Sistema en donde personal con experiencia realiza conteos continuos a través del año para cumplir con los siguientes objetivos:

Realizar una detección oportuna de errores.

Reducir el tiempo de producción

Reducir el índice de errores en identificación de productos

Lograr una mejora en la exactitud del registro de datos.

Sistema de recuento anual: ¿Cuales son las consecuencias y las consideraciones que debemos hacer al optar por este sistema?

Se hace un recuento exhaustivo del inventario una vez al año.

NO se corrigen o detectan causas de  errores

Se observan muchos errores en la identificación de productos

Se para la actividad y los almacenes para hacer inventarios

DESCARGAS DE MERCADERIA: CONSEJO

Se debe contar con una planificación de las entregas en base a la capacidad de descarga con la que se cuenta. Otorgar días y horarios de descarga a los proveedores y margen de tolerancia. Con esto se logra disponer de un volumen de descarga continuo y fluido durante todo el horario de recepción de mercaderías, evitando picos y acumulación de proveedores en determinadas horas – días ( reduciendo la ociosidad del personal).

INVENTARIOS: EVALUACION Y CONSEJOS

Representan las existencias de cualquier tipo de materiales en posesión de la empresa, bien en almacenes, en tránsito o en proceso de transformación.

RAZONES PARA MANTENER INVENTARIOS:

• —  Permite alcanzar ECONOMIAS DE ESCALA.
• —  DESACOPLA demanda de producción.
• —  Permite ESPECIALIZACION de la producción.
• —  Protege de  INCERTIDUMBRES de la demanda y del ciclo de aprovisionamiento
• —  MINIMIZA las diferencias entre previsiones y ventas reales
•  Acerca mercancias al consumo para dar y garantizar un mejor nivel de servicios evitando rupturas de flujo

Optimización del stock

—  La disponibilidad de existencias inciden poderosamente en los resultados ya sea por:

—  Exceso, donde el costo financiero y plazo de financiacion seran importantes

—  Defecto, en donde el nivel de servicio se vera fuertemente afectado con lo que implica potencialmente clientes insatisfecho

Por lo tanto, debemos analizar la situación y equilibrar coordinadamente:

El  Nivel de servicio a mantener  (CSL)

Costo del inventario a mantener

Cobertura necesaria (nivel de stock)

Margenes de seguridad y maniobra  (SS)

Plazo de aprovisionamiento (Lead Time)

En consecuencia, equilibrar estas variable puede representar una mejora entre el 25% al 40% de reducción del costo financiero

El  Nivel de servicio a mantener  (CSL)

CSL (Nivel de servivio al cliente) es muy difícil o casi imposible de medirlo, ya que la insatisfacción del cliente puede tener efectos desvastadores a nivel de marca o empresa por la propaganda negativa que generan los consumidores insatisfechos.

Debido a la imposibilidad de medir el NIVEL DE SERVICIO, las organizaciones lo hacen por definicion como un % sobre la cantidad pedida versus la cantidad entregada, entendiendose por “Cantidad entregada” la realizada en tiempo y forma.

En futuras entregas expandiremos algunos conceptos adicionales a tomar en cuenta para diseñar una política de logística adecuada.

El equipodorbaries