12 noviembre 2015
En el año 2001 David Allen escribió su libro Organízate con Eficacia (estar atentos
porque el 11 de noviembre Empresa Activa lanza una nueva versión actualizada)
donde exponía los elementos que debían conformar un buen sistema de
productividad personal y el flujo de trabajo necesario para gestionar dichos
elementos. Esta guía, conocida como GTD
por el título original del libro (“Getting
Things Done”), era un compendio de los métodos que habían
funcionado bien en sus más de dos décadas de experiencia ayudando a todo tipo
de profesionales a ser más productivos en su trabajo.
Con el tiempo, este libro se ha convertido para millones
de personas en el manual por excelencia de la productividad personal. Su gran
éxito se debe a que ha sido utilizado y validado, de forma empírica, por
multitud de adeptos.
Unos años más tarde (2008) y debido al éxito que estaba
teniendo esta metodología, Francis Heylighen y Clément Vidal, investigadores de
la Free University de Bruselas, decidieron investigar qué fundamentos
científicos hay sobre las recomendaciones que hace GTD y publicaron los
resultados en un ensayo denominado Getting Things Done: The Science behind Stress-Free
Productivity.
Éste es un resumen de las conclusiones más notables de
dicho ensayo.
No confíes en tu memoria para guardar información
Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes
limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar la
información importante justo en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para
almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de
actividad neuronal elevado para mantener esa información sin interferencias.
Uno de los principios básicos de GTD consiste en “recopilar todas las cosas que
llaman nuestra atención en algún lugar fuera de nuestra cabeza”
(una libreta, un ordenador, un sistema de archivos, etc.). Al utilizar una
memoria externa, nos aseguramos el poder recuperar exactamente lo que pusimos
ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar recordando
todo de manera continua.
Guarda la información de manera que te invite a actuar
Otro de los principales mensajes de GTD es que “se debe guardar la información
de forma clara y accionable”, es decir, que invite a la acción en
el momento en que la revises.
Cuando revisas tu “memoria externa” para decidir qué vas
a hacer, tu cerebro vuelve a activar toda una serie de patrones neuronales que
subyacen en cada acción. Si ésta no está bien definida, entonces el cerebro
tendrá que realizar de nuevo un gran esfuerzo para entenderla y procesarla.
Si ya hiciste esa reflexión antes (que GTD llama procesar o aclarar), definir
la próxima acción a realizar será evidente y no existirá imprecisión ni
ambigüedad, por lo que disminuyen el esfuerzo, el nivel de estrés y las posibilidades
de procrastinación.
Actúa de acuerdo a la situación en que te encuentres
GTD dice que “la
decisión de ejecutar una acción debe depender principalmente de las
circunstancias de cada momento” (a esto lo llama contexto).
Una acción solo se puede ejecutar de manera eficiente si
tenemos a mano los recursos necesarios, tanto físicos como mentales.
Hay entornos que facilitan la realización de determinadas tareas mientras que
otros la entorpecen. A nivel mental ocurre lo mismo, en determinados momentos estamos
más dispuestos a realizar un determinado tipo de tareas que en otros. Nuestros
niveles de energía varían a lo largo de la jornada, y dedicar tiempo a una
tarea que requiere un elevado nivel de energía y concentración cuando no
estamos preparados para ello, no suele llevar a otra cosa que a perder el
tiempo y cometer errores.
Planifica menos y mejora tu capacidad de adaptación
A diferencia de otros sistemas, GTD no hace especial énfasis en
definir prioridades, hitos o plazos.
Este tipo de cosas resultan contraproducentes cuando se
emplean en tareas sencillas del día a día, ya que requieren un esfuerzo mental
importante. En estos casos, unos simples recordatorios sobre lo que se debe
hacer producen mejores y más rápidos resultados.
Cada día aparece nueva información, nuevos retos y
oportunidades, de modo que los planes y prioridades cambian constantemente. Lo
importante, pues, es estar preparados para cualquier cosa, aunque sin
olvidar nuestros anteriores compromisos. Este enfoque reactivo permite
reducir el impacto de lo inesperado, ya que lo tratamos en el momento en que
aparece (en realidad, cuando es más fácil tratar con algo).
Planificar sigue siendo importante, pero de una forma más
flexible. La importancia del contexto nos recuerda que los planes quedan
subordinados a la situación actual.
Las metas se alcanzan en el día a día
A diferencia de otros enfoques, GTD empieza desde abajo,
con los asuntos más concretos, y no desde arriba, con los objetivos de mayor
nivel. El razonamiento es que, de este modo, consigues tener el control
necesario para empezar a considerar la implicaciones a largo plazo.
Es necesario un gran esfuerzo mental para manipular los
símbolos abstractos que requiere la planificación a largo plazo. Si no nos
paramos a pensar en nuestra realidad actual, esta definición de objetivos sería
seguramente imprecisa y poco realista. Por otro lado, el hecho de tener
problemas actuales sin resolver provoca ansiedad y falta de control, lo que
hace que sea difícil preocuparse por metas más elevadas.
Ten siempre la siguiente acción definida
Si no planificas, puede parecer complicado decidir qué
toca hacer después de cada acción. GTD te enseña a gestionar una lista
específica de Acciones Siguientes, la cual contiene los pasos a seguir para
avanzar en cada uno de tus proyectos. Cada vez que haces una tarea, la eliminas
y defines cuál será la siguiente acción.
Esta forma de avanzar ininterrumpidamente hacia tus
objetivos, en función de tu reacción, puede producir lo que se llama en
psicología flujo, un estado mental altamente
productivo, en el que el trabajo se hace sin estrés, con menos esfuerzo y con
una sensación de plena satisfacción.
No hay comentarios:
Publicar un comentario