Estimados lectores, ponemos a vuestra consideración una interesante nota sobre los temas vinculados a la información, que es uno de los problemas que solemos detectar en las PYMES, respecto de su organización, control, flujo, manejo y archivo. Esperamos sea de su agrado.
Este post responde a las cuestiones de algunos de mis lectores y, en
especial, al interés de mi apreciado Jesús Puertas (alias @JesusEconomics en
Twiiter) sobre mi forma de gestionar grandes cantidades de información, interés
que me comprometí a satisfacer hace ya varias semanas mediante una entrada en
este blog. Y como lo prometido es deuda, hoy compartiré con ustedes
algunas claves de ese sistema personal. No pretendo, ni mucho menos, que
constituyan un ejemplo a seguir, sino solo constatar que A MÍ me funcionan.
Dicho esto, empezamos.
1. El caos no es una
opción: desarrolla tu propio sistema.
Cuando manejamos grandes cantidades de información en formatos muy
diversos (documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, enlaces web,
recortes, clips de audio, correos electrónicos...), lo más importante es desarrollar
un método propio de trabajo con el que nos sintamos cómodos y obtengamos
resultados observables, así como mantenerlo y perfeccionarlo en el tiempo
con autodisciplina y perseverancia. Se trata, sobre todo, de generar
automatismos que nos ayuden a mantenernos organizados sin dedicar demasiado
esfuerzo consciente a ello. Como dijo Cayo Plinio
el Joven, "el hábito es el maestro más eficaz". No voy a
resaltar aquí las excelencias de conocidos sistemas de organización
personal; pueden ustedes investigar, probar y aprender, así como tomar nota de
los ejemplos positivos (y negativos) que observen en su devenir diario. En
palabras de Francisco Alcaide y Laura Chica:
2. Que no te entierren los
archivos...
Uno de los primeros quebraderos de cabeza que todo profesional debe
afrontar es el archivo y tratamiento de todos los documentos digitales
necesarios para desarrollar su trabajo con eficacia. En este punto, mi
recomendación se basa en tres principios básicos: orden, simplicidad y
facilidad de acceso. ¿Cómo los aplico en mis tareas cotidianas? Aquí unas
ideas:
·
Crear un sistema de carpetas agrupado en áreas temáticas o proyectos. No es necesario complicarse
la vida haciendo muchas subdivisiones o subcarpetas, ello solo ralentizará
nuestro trabajo. Cuanto más simple, lógico y acorde con nuestros esquemas
mentales sea el árbol de archivos, mucho mejor.
·
Nombrar los ficheros correctamente. A mi entender, este es un proceso esencial,
porque nos facilitará mucho la búsqueda posterior. Yo siempre utilizo el mismo
sistema: "Año+Mes+Día+Contenido+Palabras Clave". Por ejemplo,
si el día 26 de diciembre de 2015 quiero guardar un gráfico jpg que refleja los
tenedores de deuda pública en Europa durante el año 2014 , lo más seguro es que
lo denomine "20151226 Tenedores deuda pública Europa 2014.jpg". Otros
ejemplos (reales) sacados de mis carpetas: "20151214 Indemnización Despido
Empleo España 2015.png" o "20151106 Asalariados Edad Decil Empleo
España 2014.png". Este método nos ordena los ficheros por orden
cronológico con independencia de la fecha del sistema. Después, al ir a la
carpeta correspondiente y teclear en la ventana de búsqueda cualquiera de
las palabras clave (o un fragmento de ellas, como en la siguiente imagen),
obtendremos resultados inmediatos y fáciles de filtrar. Cómodo, ¿no? Con un
poco de práctica, acaba saliendo solo.
·
El tercer elemento clave es la facilidad de acceso, y aquí resulta
imprescindible utilizar los servicios de almacenamiento en la nube. Nos
otorgan una flexibilidad imbatible, al facilitar la consulta y
actualización de archivos desde todos nuestros dispositivos, ya sean móviles o
estaciones de trabajo. Hay excelentes proveedores en este área, como
Google Drive,
pero yo tengo debilidad por Dropbox, debido a su seguridad y versatilidad. Por supuesto, a
partir de un determinado tamaño de almacenamiento, el servicio es de pago, pero
ya se sabe: nada bueno es gratis.
·
Finalmente, nunca olviden la regla de oro de todo gestor de información:
hagan copias de seguridad periódicas de sus archivos, siempre. Así,
cuando la nube falle temporalmente o su PC se estropee (que pasará, tarde o
temprano), sus muchas horas de trabajo e investigación estarán a salvo. Esta
recomendación, desgraciadamente, se olvida pronto, y casi siempre la
acabamos aprendiendo por la vía dolorosa.
3. No te enredes en las redes
Internet y las redes sociales suponen una fuente inagotable de
información difícil de ordenar y manejar. Como en el apartado anterior, recomiendo
sensatez y simplicidad a la hora de hacerlo.
·
Un buen navegador dotado de los complementos adecuados nos facilitará
mucho la tarea. Para este propósito, hace tiempo que elegí Google Chrome,
añadiendo algunas útiles extensiones. En primer: un lector RSS, imprescindible
para mantenernos al día de nuestras fuentes favoritas. Yo utilizo feedly para tal menester, aunque hay otros buenos productos
disponibles. Asimismo, tengo instalada la extensión de Evernote, una potente
herramienta multiplataforma que nos permite organizar artículos web, documentos
e imágenes, escribir notas y preparar investigaciones sobre un tema concreto.
Evernote se complementa de fábula con Clearly,
extensión que elimina con un simple clic elementos accesorios de las páginas
web, haciendo que sus artículos sean más fáciles de leer e
imprimir. Con dichas utilidades, más un potente bloqueador de
publicidad intrusiva como Adblock, me siento perfectamente pertrechado. Y un inciso
final: olvídense de llenar su navegador de marcadores. No resulta útil ni
eficiente.
·
Con Twitter,
del que soy usuario muy activo, resulta más difícil recopilar y organizar
información valiosa, por la propia naturaleza de la plataforma. Más allá del
consabido uso de los "Me gusta" y de las listas, hay algunas
herramientas muy útiles, empezando por Tweetdeck, aplicación de escritorio de Twitter con una
excelente interfaz de trabajo. También recurro a Snapbird para buscar tuits antiguos (míos o de otros
usuarios) a los que he perdido la pista, y soy un fan declarado de Storify a
la hora de recopilar, guardar y difundir hilos tuiteros que considero
interesantes, ya sean en solitario o compartidos. Para terminar, no desdeñen el
muy útil recurso al pantallazo como medio de conservar tuits
destacados.
4. Simplifica el correo electrónico
Otra de las pesadillas cometiempo de cualquier analista es la gestión
del correo electrónico, mucho más si la lista de contactos es amplia. En este
punto, he de reconocer que en su día me costó lo suyo adaptarme a la filosofía de
Gmail y olvidarme de repositorios temáticos o etiquetas.
Hasta que finalmente comprendí que tenía el potentísimo buscador de Google al
servicio del enorme tótum revolútum que es mi buzón, fui un esclavo del email.
El único complemento adicional que ahora utilizo (de pago tras un período de
prueba) es Sanebox,
sencilla pero muy eficaz herramienta al servicio de la cordura en la gestión
del correo electrónico. En este artículo pueden leer una breve descripción de su funcionamiento y virtudes, que suscribo
plenamente.
5. Recapitulando
No hace falta ser un experto en organización para gestionar de manera ordenada y sencilla
nuestro flujo de información. Sensatez, simplicidad, persistencia y la correcta
selección de unas pocas herramientas de apoyo, resultan más que suficientes
para configurar un sistema propio y funcional con el que nos sintamos
cómodos. El objetivo es esforzarnos por automatizar buenos hábitos
para poder dedicar nuestro tiempo y esfuerzo (ambos preciosos) al grano
esencial de nuestra actividad, cambiando cantidad por calidad.
Mucha suerte en el empeño y que les cunda.
FUENTE:http://www.lentejitas.net/entradas-del-blog/2015/12/23/organizacin
El equipodorbaires
www.dorbaires.com
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