ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

Estimado lector, creemos que ciertas notas respecto a la organización empresarial podrían servirle para organizar mejor su emprendimiento – empresa. A continuación destacamos conceptos vertidos por colegas sobre la estructura de las organizaciones y la división del trabajo. Aquí podrán apreciar las ventajas y desventajas de este principio como así también algunas decisiones que toman las empresas sobre el particular.

El contenido etimológico de la palabra “estructura” proviene del latín “structura” que deriva del verbo “strue re” (cons truir). Este concepto es propio de la arquitectura, que lo utiliza en el sentido de sostén de una obra edilicia.

También es tomado por otras disciplinas:

En la economía: se definen la estructura de mercado, la es tructura de oferta y demanda, etcétera.

En la psicología: se definen la estructura de la personaliad, la estructuración del yo, etcétera.

En el derecho: es utilizado para hacer referencia a los niveles de estructuras jurídicas.

En la sociología: se analizan las estructuras sociales, las estructuras de los grupos, etcétera.

En la historia: se definen estructuras históricas.

Reconocidos autores de libros de administración han abordado este término y le han atribuido dife rentes definiciones.

Stephen Robbins: “Marco formal mediante el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan”.

James Stoner: “La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización”.

 Henry Mintzberg: “La suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre estas tareas”.

Sin embargo, a juicio del autor, esta definición es la que explica más acabadamente el concepto de estructura: “Se entiende como estructura la articulación de recursos de que dispone una organización para cumplir con los objetivos establecidos”.

En tanto, el término “recurso” se define como los elementos necesarios con que debe contar la organización para el desarrollo eficiente de sus actividades.

Los recursos en un sentido amplio se clasifican en cuatro ejes principales:

Recursos materiales: son los insumos y materias primas que utiliza la organización para la realización de sus actividades.

Recursos financieros: están representados por el capital (dinero) con el que cuenta la organización.

Recursos humanos: comprenden a las personas que realizan las diferentes actividades que son requeridas por la organización.

Recursos físicos: son los bienes muebles e inmuebles que la misma posee.

Se aclara que dentro de los bienes muebles incluiremos a los tecnológicos.

Todos estos recursos estarán en constante interacción entre sí, y esto generará la realización de diferentes tareas o actividades en la organización que, por ende, tendrán que ser divididas y coordinadas para el cumplimiento del objetivo planteado.

Si bien la definición no presenta mayor complejidad, para diseñar la estructura debemos tener en cuenta ciertos elementos críticos, que comenzaremos a desarrollar.

División del trabajo

Esta expresión hace referencia a los diferentes estadios o grados en que las tareas dentro de la organización están divididas en los distintos puestos de trabajo. Por lo tanto, la división del trabajo consiste en descomponer una tarea o actividad compleja en pequeñas tareas simples, pero no es llevada a cabo por una sola persona, sino que se divide en etapas en las que cada una de ellas es realizada por distintos trabajadores.

Citemos como ejemplo una pequeña empresa que se dedica únicamente a la fabricación de escritorios. Actividad compleja: confección de escritorios de oficina, realizada por una sola persona que se encarga de cortar la madera, lijarla, encastrar, atornillar, encolar, pulir, pintar, lustrar y embalar.

Si la organización aplicara la división del trabajo, cada una de las etapas enumeradas anteriormente (cortar la madera, lijarla, encastrar, atornillar, encolar, pulir, pintar, lustrar y embalar) sería realizada por diferentes personas capacitadas y especializadas en llevar a cabo dichas actividades. Se analizará la división del trabajo desde el punto de vista de la organización y desde el punto de vista del empleado. Si la vemos desde la organización, podríamos inferir que la división del trabajo conlleva a la especialización del trabajo y, como consecuencia de esto, desarrolla mejor las habilidades, porque el simple hecho de realizar una tarea constantemente y repetitivamente aumenta la eficiencia, ya que los empleados producirán menos errores y, por lo tanto, habría un mayor aprovechamiento de los recursos utilizados.

Volviendo al ejemplo anterior, es más sencillo conseguir a varias personas y que cada una realice una tarea, que conseguir, por ejemplo –volviendo al caso del escritorio–, a un maestro carpintero que lo confeccione por completo.

Las ventajas para la organización serían las siguientes:

• Mano de obra no especializada y costos más bajos.
• En caso de falta de algún empleado, el proceso productivo continúa en las diferentes etapas.

Las desventajas, en tanto, serían:

• Mayor costo de capacitación.
• Mayor manejo de personal.
• Pero desde el punto de vista del empleado, podrían ocurrir dos variantes:

Que el empleado esté de acuerdo con la única tarea que le fue asignada; como consecuencia, no se presentaría ningún tipo de conflicto intrapersonal.

Que considere que posee mayores habilidades para realizar más de una tarea; en este caso, al encontrarse el trabajador desmotivado, eso se podría traducir en un mayor índice de ausentismo, fatiga, aburrimiento o renuncia a su puesto de trabajo, ya que siente que podría desempeñar otras tareas y que la organización no se las ofrece.

Si esto lo traducimos a los efectos de lo que produciría en la organización, traería como consecuencia las desventajas enunciadas para la organización, como también una baja en la productividad.

Actualmente, la tendencia en ciertas organizaciones es brindarles a los empleados actividades variadas y dejar que desarrollen cierto trabajo en su totalidad, utilizando como metodología el trabajo en equipo. De esta manera han logrado mantener la misma productividad y, en algunos casos, incrementarla.

Hay empresas que incentivan la iniciativa individual, como en el caso de 3M (Minnesota Mining and Manufacturing Company), que utiliza la denominada “regla del 15%”, en la cual los empleados técnicos pueden destinar el 15% de su tiempo a proyectos de su propia elección, con el fin de estimular la experimentación.

Bajo la utilización de dicha regla surgió uno de los productos más exitosos de la compañía, el llamado Post-It (notas autoadhesivas).

Post-it fue inventado por dos integrantes de la compañía. Uno de ellos, Art Fry, recuerda: “Un día, en 1974, cantando en el coro de la iglesia, tuve un momento de creatividad. Para encontrar con facilidad los cantos que debíamos cantar en el servicio dominical, yo señalaba las páginas con hojitas de papel, pero éstas salían volando justamente en el momento más inoportuno, y yo me veía en un aprieto. ‘Ah’, pensé, ‘si les pusiera un poquitín de pegamento a estos papelitos, todo se arreglaría’.

Entonces resolví examinar el adhesivo de Spencer Silver” (Ranganth Kayak y Ketteringham, 1986, p. 63). Spencer Silver, su otro creador, utilizando la regla del 15% había experimentado en su laboratorio un adhesivo que era una anomalía y que surgió de la mezcla de diferentes sustancias químicas. Él mismo recuerda en la publicación a cargo de la Minnesota Mining and Manufacturing Company: “El secreto del adhesivo Post-It fue hacer el experimento. Si yo lo hubiera calculado por anticipado, si me hubiera puesto a pensar en ello, no habría hecho el experimento. Si hubiese repasado con seriedad los libros y la documentación al respecto, me habría detenido. La literatura estaba llena de ejemplos que decían que eso no se podía hacer” (1977, p. 4).

Geoffrey Nicholson, ejecutivo de 3M, afirma: “Aunque el invento de las notas Post-It puede haber sido un tanto accidental, la creación del ambiente 3M que lo hizo posible no tenía ciertamente nada de accidental”.

También existe la regla del 25%, en la que cada división genera el 25% de las ventas anuales de productos y servicios introducidos en el mercado los cuatro años anteriores. Esta regla se utiliza para estimular el desarrollo continuo de productos.

Cabe mencionar que las organizaciones siguen utilizando en mayor o en menor medida la división del trabajo para realizar sus actividades.

Como reflexión, sería importante destacar que las organizaciones pueden utilizar el método que consideren más conveniente para las actividades que realizan, pero siempre teniendo presente en un primer plano la eficiencia y considerando no afectar las condiciones de los trabajadores.

FUENTE: Principios Fundamentales para la Administración de Organizaciones - Miguel Ángel Vicente • Juan Carlos Ayala -  IMAGEN https://www.google.com.ar/search?q=TEORIA+DE+LOS+SISTEMAS&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiw5K_-i4XMAhUUUGMKHXRdBXUQ_AUIBygB&biw=1366&bih=599#tbm=isch&q=estructura+de+las+organizaciones&imgrc=TB3zI74nq3CraM%3A

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