Para
algunos la palabra reunión es sinónimo de “perder el tiempo”, que pudiera ser
empleado en hacer cosas más importantes que estar sentados “hablando de cosas”.
Para
evitar este tipo de opiniones, a continuación le indicare, algunos pasos para
que sus reuniones sean lo más efectivas posible:
Previo a la reunión:
1. La
convocatoria a la reunión:
esta debe indicar los siguientes puntos:
1.1 Motivo
de la reunión: ¿Se van a revisar estados financieros? ¿La
nueva campaña de medios? ¿Se va a tomar decisión acerca del cliente que tiene
más de 6 meses que no cancela? Es impórtate definir previamente el motivo por
el cual nos reuniremos, esto con la idea de que los asistentes sepan sobre que
se va a conversar en la reunión y por ende vengan todos preparados.
1.2 Asistentes: solo las personas
que están involucradas en el tema a discutir, deberán ser convocadas y de ser
posible en la menos cantidad de asistentes, esto con la finalidad de poder
llegar más rápidamente a un consenso a la hora de tomar decisiones.
1.3 Día
y hora de la reunión: esto con la finalidad de que las personas
asistentes, puedan programar en sus
agendas su participación y en caso contrario, nos los hagan saber y así reprogramar
y garantizar la asistencia de todos los convocados.
1.4 Duración
de la reunión: a fin de que los participantes puedan
organizar sus agendas y puedan programar sus actividades.
Durante la reunión:
2. Desarrollo
de la reunión: recuerde
que usted al dirigir la reunión, establecerá en qué orden participaran cada uno
de los convocados, recuerde que en alguno caso usted también deberá “poner
orden” en la sala.
Le sugiero que entre los
participantes, sea sorteado quien será la persona encargada de tomar nota de
los puntos discutidos, decisiones tomadas y acciones a realizar después de la
reunión.
Es importante que durante el
desarrollo de la reunión se respeten las normas del buen hablante y del oyente,
así como utilizar un lenguaje acorde.
Una vez finalizada la reunión,
lea el borrador de los puntos acordados, las acciones a tomar, así como los
responsables de estas de manera de corregir o de adicionar información vital
para los seguimientos posteriores.
Post
reunión:
3. Elabore
una minuta: registre acá todos los acuerdos logrados,
decisiones tomadas y fechas compromisos asumidas por cada uno de los
participantes.
La persona encargada de la
elaboración de la minuta, será la encargada
del seguimiento a cada una de estas actividades y de recordarle a cada
uno de los responsables, la realización de las mismas. También la minuta será
la agenda de la próxima reunión, a fin de revisar los avances de los puntos
acordados.
Recuerde también lo siguiente:
1-
Debemos
respetar las opiniones y posiciones de los participantes emitidas durante la reunión.
Si deseamos expresar desacuerdo, hagámoslos de la manera más cordial y
respetuosa posible.
2-
Siempre
deben prevalecer las normas del buen hablante y del buen oyente durante la
reunión. Si se respeta el derecho de palabra evitaremos interrupciones
innecesarias.
3-
Procure
no desviarse del tema objetivo en la reunión, si desea discutir otro punto,
pues sugiera una reunión donde atacar solamente ese punto.
4-
Las
reuniones deben utilizadas para tratar asuntos empresariales, no para
solucionar problemas personales y diferencias entre compañeros de trabajo.
5-
Acuda
a su reunión con una sonrisa y una buena actitud, esto le ayudara a lograr
cosas positivas y hará que la reunión sea mas amena.
6-
Si
de casualidad le da sueño, excúsese con los presentes, tome un café, lávese la
cara y nuevamente entre a la reunión.
Espero
que esta información haya sido de mucha utilidad, hasta un próximo post.
José G.
Quintero E.
Blog: Tertuliagerencial.blogspot.com
Twitter: @jgqe
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