Problemas graves de comunicación interna: email@-fobia

Las fobias o fobos, del griego pánico, son definidas como trastornos emocionales o psicológicos. La primera característica tiene que ver con el miedo desproporcionado hacia algo, pero también se las suele definir como un sentimiento de odio o rechazo hacia algo que causa malestar. Se dice que existen tantas fobias como personas porque cada uno de nosotros puede desarrollar una en particular hacia cualquier cosa. Existen las habituales como ser: a los procedimientos médicos, a espacios cerrados, a los animales, a los insectos, a lugares altos, etc.

En las organizaciones, los empleados también generan fobias. Algunas de ellas tienen que ver con la “comunicación interna”.

Una de ellas es la que yo denomino: “email-fobia”, y es muy interesante de observar por cuanto tiene que ver con las nuevas formas de comunicación que hemos desarrollado a partir de la tecnología.  Cuando un jefe necesitaba dar una orden a sus subordinados, lo hacía en forma “oral, telefónica, telegráfica, o escrita en papel”.  En aquellos tiempos era muy difícil mantener el control de las respuestas y de los trabajos solicitados. La demora en las confirmaciones y el control eran mayores.

El email tiene la particularidad de dejar asentada la orden. Dentro de un “sistema organizado de correos” como por ejemplo el Outlook de Microsoft, se puede trasladar a agenda, toda actividad que se pretenda, incluso enviando avisos de tareas pendientes, y reiterarlos todas las veces que se quiera.

La tecnología a través de esta herramienta, suplantó “la voz y el contacto cara a cara”. Es común ver a compañeros de tareas, separados solo por algunos metros, que prefieren comunicarse por email en vez de hacerlo de forma directa.

Tanto a jefes como a empleados les resulta “más cómodo”, pedir y responder ciertos reclamos por correo electrónico que mantener una “acalorada / activa conversación de trabajo”. El email, suprime por el momento, el contacto visual y el auditivo, y por lo tanto, facilita la comunicación interna de control en ese aspecto, pero lo deteriora en otro.

En algunas organizaciones, el email ha acentuado las diferencias entre jefes y empleados, ¿cómo puede ser posible esto?, sencillo.

El jefe comienza a “disparar emails con tareas para todos”, e incluso les asigna prioridad “alta”, cuando los empleados se dan cuenta de que no pueden llegar a cumplir con los requerimientos solicitados, empiezan a responder, y reciben como contra – respuestas, nuevos emails hasta que ya no responden. Aquí comienza la “enfermedad”, los empleados desarrollan la fobia al email de trabajo. Ellos han aprendido algo en la práctica que los jefes deberían conocer muy bien: 

“si una tarea es urgente, es urgente, si dos tareas son urgentes, son urgentes, si tres tareas son urgentes, son urgentes, si todas las tareas son urgentes, nada es urgente.”

Es así como las empresas se auto generan problemas de comunicación interna. El abuso de la tecnología sumado a la no observación de una adecuada carga de trabajo, se transforma en lo que hemos denominado: email-fobia.

El empleado siente un rechazo natural a los pedidos por email porque de antemano saben que no podrán cumplir con lo solicitado, o porque si cumplen, llegarán más y más…

Es importante darle la importancia que merece a este tipo de “fobias organizacionales” porque el inicio es el rechazo, pero si la enfermedad crece, se produce lo que llamamos “PCO” o parálisis comunicacional operativa, la gente sencillamente deja de comunicarse y se pierde el principio de mando – autoridad – liderazgo.

No está nada mal recordar el principio de la comunicación donde encontramos al emisor, al receptor, al mensaje, el proceso de decodificación y el feedback. Este último elemento debe ser tenido en cuenta. No es necesario generar fobias gratuitas o paralizar las actividades por incomunicación cuando podemos utilizar los dones del habla y la buena predisposición para pedir que se ejecuten las tareas de buena forma.

Los problemas de comunicación, no son propiedad exclusiva de las empresas de familia, PYMES, las multinacionales también los padecen y generan sus propias fobias.

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Lic. Claudio M. Pizzi

Director

www.dorbaires.com